Excel से PDF बनाते समय कॉलम कटने से कैसे बचाएँ
XLSX को PDF में बदलने से पहले print area, पेज की चौड़ाई, खाली पेज और बहुत छोटे टेक्स्ट की समस्या ठीक करें।
प्रकाशक: Vyzonek Technology Private Limited · सुधार बताएँ
पहले Print Preview में समस्या पहचानें
स्प्रेडशीट ऐप में workbook की कॉपी खोलकर Print Preview देखें। यदि वहाँ ही कोई कॉलम दूसरे पेज पर है, तो conversion से पहले मूल layout ठीक करें। पेज बदलना और cell के अंदर टेक्स्ट छिपना अलग समस्याएँ हैं: cell में शब्द छिपें तो कॉलम चौड़ा करें, Wrap Text लगाएँ या row height बढ़ाएँ। मूल print layout में न दिखने वाले शब्द converter अपने आप वापस नहीं ला सकता।
सही cells और कागज का आकार चुनें
Desktop Excel में रिपोर्ट वाले cells चुनें, फिर Page Layout → Print Area → Set Print Area करें। प्राप्तकर्ता जिस कागज पर प्रिंट करेगा वही आकार चुनें; चौड़ी तालिका के लिए जरूरत अनुसार Landscape लें। अलग ऐप और संस्करण में मेन्यू नाम बदल सकते हैं। नई पंक्तियाँ गायब हों तो पुराना print area हटाकर दोबारा सेट करें। सिर्फ active sheet को पूरा output मानने के बजाय शामिल होने वाली हर worksheet जाँचें।
चौड़ाई एक पेज रखें, ऊँचाई जरूरी नहीं
Excel के Scale to Fit में शुरुआत Width: 1 page और Height: Automatic से करें। इससे कॉलम साथ रहते हैं और लंबी तालिका अगले पेज पर नीचे जारी रह सकती है। दोनों dimensions एक पेज करने से बड़ी रिपोर्ट पढ़ना मुश्किल हो सकता है। टेक्स्ट फिर भी छोटा हो तो गैरजरूरी कॉलम कम करें, प्राप्तकर्ता स्वीकार करे तभी बड़ा कागज लें, या रिपोर्ट को तार्किक तालिकाओं में बाँटें। अगले पेज पर header दोहराने के लिए Print Titles लें और अंतिम कुल राशि दिख रही है या नहीं जाँचें।
मूल डेटा हटाए बिना अतिरिक्त पेज ठीक करें
Print area में दूर के formatted cells और manual page breaks जाँचें। सिर्फ एक worksheet साझा करनी हो तो अलग workbook कॉपी बनाएँ; मूल फाइल से sheet हटाने पर formulas टूट सकते हैं। Row या worksheet छिपाने को निजी जानकारी सुरक्षित रूप से हटाना न मानें। हर exported पेज देखें। पहले से बने PDF की अनचाही पूरी page को Delete Pages से हटा सकते हैं, लेकिन इससे दो पेजों में बँटा कॉलम ठीक नहीं होता।
सेव किए XLSX को बदलें और डाउनलोड की जाँच करें
Layout बदलने के बाद असली .xlsx फाइल सेव करें। PaperLumo एक XLSX, अधिकतम 20 MB, आपकी सहमति के बाद अस्थायी server processing से बदलता है। .xls या .xlsm का नाम बदलने से उसका format नहीं बदलता। डाउनलोड किए PDF में headings, शुरुआती शून्य वाले identifiers, तारीखें, totals और सभी page breaks मिलाएँ; LibreOffice का rendering Excel से अलग हो सकता है। पहले पेज का preview बाकी पेज की जाँच नहीं है। अपनी फाइल से पहले tool में काल्पनिक खर्च वाली sample workbook आजमा सकते हैं।